Toplantı…
Yapsanız bir dert, yapmasanız başka dert…
Toplantı konusunda şu soruları yanıtlamaya çalışacağım birazdan:
1. Toplantı ne zaman gereklidir?
2. Yapılması gerekliyse, ne zamana konmalıdır?
3. Yapılınca, nasıl yapılmalıdır?
Madde bir. Toplantı ne zaman gereklidir? Önce, gerekli olmadığı halde sıklıkla kullanıldığı durumları sıralarsak, bir yerlere varabiliriz diye düşünüyorum…
- Eğer planlayacağınız toplantıya, altı kişiden fazla katılacaksa, o toplantı muhtemelen gerekli değildir. Çünkü altı kişi, “interaktif limit”tir. Bundan büyük toplantılar, daha çok “bildiri” tadında geçer. Toplantı yerine iyi yazılımış bir e-posta (o da başlı başına bir yazı olur, ayrı mesele) aynı işi görecektir. Ya da haddinden fazla adamı iş olsun diye davet ediyorsunuzdur.
- Patron ya da müdür, kendisini patron ya da müdür gibi hissetsin diye toplantı yapılmamalıdır. Mesela, haftalık şirket toplantıları… Burada, N + 1 tane adam toplanır. O bir adam (patron ya da müdür) tek tek her birinden hesap sorar. Aradaki diyalog da, diğer N – 1 tane adamı neredeyse hiç ilgilendirmez. Bu toplantı, genel olarak M tane küçük, sadece ilgililerin katıldığı minik toplantıya çevrilebilir. Sadece müdür/patron, kendisini şu filmlerde masanın baş tarafında oturan patron gibi hissedemeyecektir. Hissetmesin!
- Basit bir yazışma ile halledilebilecek bir şey için toplantı düzenlemeyin.
Vardığımız nokta temel olarak şu: Toplantı, ilgili insanlar arasında, yazışma ile halledilemeyecek konularda ve özellile interaktivite gerektiren durumlarda yapılır…
Madde iki. Toplantı ne zamana konur?
Toplantı yapılacak, karar verildi… Ne zamana koyulacak?
Toplantıya genel olarak iki cins adam katılacaktır: Yönetici ve üretici. (Bunlarla ilgili Paul Graham’ın güzel bir yazısı var, İngilizce bilenler için şurada: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule) Eğer toplantıya sadece yönetciler katılacaksa, sorun yok. İstediğiniz saate koyun. Hayat bu insanlar için toplantılar zinciri olarak sürer gider çünkü.
Ancak, üretici insanlar için durum pek böyle değildir. Özellikle bilgi çalışanları için ve en özellikle yazılımcılar için, verim uzun konsantrasyon süresi gerektiren bir şeydir. Yani, uzun bölünmemiş süreler, bu insanların ekmeği ve suyudur.
Çok defa denedim, ama lafla zor oluyor. Formüle edeyim şunu, çığır açayım diyorum:
Yazılımcının günlük çalışma süresi, yemek saati dahil: 9
Yüzde Verim = 100 x Saat cinsinden kesintisiz sürelerin karelerinin toplamı / 81
Yani, yazılımcıyı bütün gün rahat bırakırsanız, tek parça bir dokuz saate sahip olacak:
Yüzde Verim (kesintisiz) = 100 x (9 x 9) / 81 = 100
Yani tüm gün rahat bırakırsanız, yüzde yüz verim alıyorsunuz. Burada şaşıracak bir şey yok.
Saat 14:00’a bir saatlik bir toplantı koydunuz diyelim. 9 saatten bir saat eksildi. 5 saatlik ve 3 saatlik iki parça oldu. Bu durumda:
Yüzde Verim (14:00-15:00 toplantılı) = 100 x (5×5 + 3×3) / 81 = 41.98
Hoppaaa! Bir tanecik zavallı toplantı koydunuz, verim yarıdan aşağıya düştü! Neden? Günün tam ortasına koydunuz da ondan. Mesela, aynı toplantıyı daha akıllı bir şekilde 17:00-18:00 arasına aldınız. Şimdi verim şöyle:
Yüzde Verim (17:00-18:00 toplantılı) = 100 x (8×8) / 81 = 79.01
Şimdi mesele daha makul oldu. Çünkü adamın gününü tam ortasından bölmediniz.
O gün bu insanı mecburen iki toplantıya çağıracaksanız, birini saat 11:00-12:00 arasına, ötekini de 15:00-16:00 arasına koyarsanız ne olur? (En çok gördüğüm kombinasyonlardan biri budur!)
Yüzde Verim (11:00-12:00 + 15:00-16:00 toplantılı) = 100 x (2×2 + 3×3 + 2×2) / 81 = 20.99
Bitti adamın günü! Sonra bu adamdan verim beklemeyin…
Formülü verdim ben… Artık toplantıları nereye nasıl koymanız gerektiğini buyrun hesaplayın.
Madde üç. Toplantı nasıl yapılmalıdır?
Bir toplantının işe yaraması için, gerekli en az şartlar şunlardır:
1. Toplantının bir ve yalnız bir yöneticisi olur. Toplantının başlangıcını ve bitişini o belirler.
2. Toplantının, toplantıdan önce belirlenmiş ve taraflara iletilmiş bir gündemi olur.
3. Toplantıya, gündeme hazırlıklı gelinir. Toplantı gündeminden lazım olduğu belli olacak çalışmalar önceden yapılır, bilgiler önceden toplanır.
4. Toplantıya saatinde gelinir, saatinde bitirilir.
5. Toplantı bir sonuca bağlanır. Toplantı sonuçları ve notları, toplantı sonrasına katılanlara ve ilgililere duyrulur.
6. Muhabbet edilecekse, gündem maddeleri bittikten sonra edilir.
Haydi hayırlı toplantılar…
> Madde üç. Toplantı nasıl yapılmalıdır?`
Bu bölüme bir madde ekleme önerim var:
* Toplantı bir sonuca bağlanmalıdır, karar(lar) herkesçe net olacak biçimde belirtilmelidir.
Doğru. Unutmuşum onu. Ekliyorum 🙂
selamlar,
proje yonetiminde iletisim yonetimi diye bir bilgi alani mevcuttur. bu bilgi alaninda isin ozu PM iletisim icin zamanin 90% ini harcar diye genel bir kabul rakami vardir, dogrudur da. hocam zaten yukarida “isi yapan kimseler icin” toplantilarin onemini guzelce formule ederek aciklamis. ben de PMI a gore bir kac madde eklemek isterim.
toplantilar yapilmalidir ama cok sik degil. eger ki tekrarlanan toplantilar yapiyorsaniz her gorusmenin bir ajandasi olmali ve oncesinde katilimcilarla paylasilmai, katilimcilarin her toplasmanin amaci hakkinda bilgilerini yenilemesi, hatta mumkunse toplantidan once zat-i muhteremler ile yazisarak gundemin kapsami hakkinda yuzeysel de olsa bir mutabakat saglanmasi gerektigi soylenir. -toplanti konularina asamali olgunlasir-
sizlerin de yazida ve arkadaslarin yorumlarinda bahsettigi gibi
toplantiya ait ciktilarin bir kimselere atanmasi,
atanan islere ait bir zaman limiti varsa bunun belirtilmesi
toplantilarin en onemli ciktilari olarak goze carpar.
efenim amaci ne olursa olsun, vakit ne vakit olursa olsun, toplanti odasina caylar, simitlerin arasinda peynirler, aperatif bisiler servis ediliyor ise zaten burada baska bir olay vardir. mevzu fiziksel olarak ayni mekanda bulunmak suretiyle paydaslarin bilgilendirilmesi ve uretmek degildir.
sevgi ve saygilarimla…
çok güzel olmuş. ellerinize sağlık
Eklemek istediğim bişey var benim de,
Toplantılarda amaç “hesap sormak” olduğunda insanlar saçma sapan bir gerilim yaşadığından dolayı toplantı varsa o gün verim : 100 x 0 = 0 gibi bir şey oluyor.
Toplantılarda amaç daha önceden duyurulmalı, yapılacak toplantının gerekliliğine taraflar ikna edilmeli. Ben şimdiye kadar gereksiz gördüğüm hiç bir toplantıya istekli de gitmedim, gittiğimde bi verim de almadım.
Eğer bir toplantı sonunda olay kadınlar gününe dönüyorsa muhtemelen ordaki yönetici toplantının gereksiz olduğunu toplantı başladıktan sonra anlamış ve sıvıyordur. O tarz durumlarda “benim işim var müsadenizle” deyip çıkabilirsiniz. Kalıp messinin o hafta attığı golün ne kadar güzel olduğunu, havaların soğuduğunu falan dinlemeniz size bişey katmayacak.
Son olarak,
toplantıların bu kadar sık düzenlenmesi, yazılı ortamdan uzak durulması yöneticilerin sevdiği şeydir. sebep? Mail ortamında bir şey yazıldığında, ben böyle dememiştim deme şansınız yok. Çalışan alttan maili bulup “böyle demiştiniz” dediği an yapacak hiç bir şeyiniz yok. Ama toplantı ortamında sözlü olarak ilettiğinizde, geriye dönük yapılan işin hatalı olduğunu gördüğünüzde “ben sana böyle mi dedim” deme şansınız var.
Yöneticiyseniz, toplantıları sevin ve sık sık düzenleyin.
Çalışansanız, toplantılardan olabildiğince kaçın. Toplantı düzenlendiğinde, işinizi etkileyeceğini belirtin.